مریضوں کے ڈیٹا اکٹھا کرنے سے دانتوں کے عمل سے Hipaa کی تعمیل میں غلطیاں ہوتی ہیں (اور انہیں کیسے ٹھیک کیا جائے): دانتوں کے علاج کے لیے ایک جامع گائیڈ

آج کے ڈیجیٹل ہیلتھ کیئر لینڈ سکیپ میں، دانتوں کے طریقوں کو مریضوں کے ڈیٹا کے تحفظ اور HIPAA کی تعمیل کے حوالے سے بڑھتی ہوئی جانچ پڑتال کا سامنا ہے۔ اگرچہ دانتوں کے زیادہ تر پیشہ ور مریض کی معلومات کی حفاظت کی اہمیت کو سمجھتے ہیں، لیکن بہت سے لوگ نادانستہ طور پر مریض کے ڈیٹا اکٹھا کرنے کے عمل کے دوران اہم غلطیاں کرتے ہیں جو ان کے عمل کو اہم قانونی اور مالی خطرات سے دوچار کر سکتے ہیں۔

HIPAA کی خلاف ورزیوں کے نتائج مالیاتی جرمانے سے کہیں زیادہ ہیں، جو فی خلاف ورزی $100 سے $50,000 تک ہو سکتے ہیں۔ عدم تعمیل آپ کے پریکٹس کی ساکھ کو نقصان پہنچا سکتی ہے، مریض کے اعتماد کو ختم کر سکتی ہے، اور اس کے نتیجے میں مہنگی قانونی کارروائی ہو سکتی ہے۔ مریضوں کے ڈیٹا اکٹھا کرنے میں عام HIPAA تعمیل کی غلطیوں کو سمجھنا اور ان کا ازالہ کرنا آپ کے مریضوں اور آپ کے پریکٹس کے مستقبل دونوں کی حفاظت کے لیے ضروری ہے۔

ڈیجیٹل مریضوں کے فارموں کے لیے ناکافی حفاظتی اقدامات

HIPAA کی تعمیل کی سب سے زیادہ عام غلطیوں میں سے ایک دانتوں کے طریقہ کار میں مریضوں کے ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے غیر محفوظ ڈیجیٹل پلیٹ فارم کا استعمال شامل ہے۔ بہت سے طریقوں کو ڈیجیٹل انٹیک فارمز میں منتقل کیا گیا ہے لیکن یہ یقینی بنانے میں ناکام رہے کہ یہ سسٹم HIPAA کی سخت حفاظتی ضروریات کو پورا کرتے ہیں۔

سب سے عام غلطی عام شکل بنانے والے یا سروے پلیٹ فارمز کا استعمال کرنا ہے جن میں مناسب انکرپشن اور سیکیورٹی پروٹوکول کی کمی ہے۔ یہ پلیٹ فارم اکثر غیر محفوظ سرورز پر مریضوں کا ڈیٹا اسٹور کرتے ہیں، بغیر خفیہ کاری کے معلومات منتقل کرتے ہیں، یا مناسب رسائی کنٹرول فراہم کرنے میں ناکام رہتے ہیں۔ مثال کے طور پر، مریض کی صحت سے متعلق معلومات جمع کرنے کے لیے بنیادی Google Forms یا SurveyMonkey اکاؤنٹ کا استعمال HIPAA کے ضوابط کی خلاف ورزی کرتا ہے کیونکہ یہ پلیٹ فارم اپنی معیاری خدمات کے لیے بزنس ایسوسی ایٹ ایگریمنٹس (BAAs) پیش نہیں کرتے ہیں۔

ایک اور اہم حفاظتی نگرانی میں پاس ورڈ کی ناکافی حفاظت اور صارف کی تصدیق شامل ہے۔ پریکٹسز اکثر کمزور پاس ورڈز کا استعمال کرتی ہیں یا عملے کے اراکین کے درمیان لاگ ان کی اسناد کا اشتراک کرتی ہیں، جس سے خطرات کے متعدد نکات پیدا ہوتے ہیں۔ مزید برآں، مشترکہ کمپیوٹرز یا ٹیبلٹس پر خودکار لاگ آؤٹ فیچرز کو لاگو کرنے میں ناکامی مریض کی معلومات کو اس وقت بے نقاب کر سکتی ہے جب آلات کو انتظار کے علاقوں میں بغیر توجہ کے چھوڑ دیا جاتا ہے۔

جدید HIPAA-مطابق ڈیجیٹل انٹیک سلوشنز ان کمزوریوں کو اینڈ ٹو اینڈ انکرپشن، محفوظ ڈیٹا ٹرانسمیشن پروٹوکول، اور مضبوط صارف کے تصدیقی نظام کے ذریعے حل کرتے ہیں۔ یہ پلیٹ فارم تفصیلی آڈٹ ٹریلز بھی فراہم کرتے ہیں جو یہ ٹریک کرتے ہیں کہ کس نے مریض کی معلومات تک رسائی حاصل کی اور کب، جو کہ HIPAA کی تعمیل دستاویزات کے لیے اہم ہے۔

عملے کی غلط تربیت اور رسائی کنٹرول

ناکافی HIPAA تربیتی پروگرام

دانتوں کے بہت سے طریقے مریض کے ڈیٹا اکٹھا کرنے میں شامل تمام عملے کے ارکان کے لیے جامع HIPAA تربیت کی اہمیت کو کم سمجھتے ہیں۔ ایک عام غلطی ملازم کی آن بورڈنگ کے دوران باقاعدہ اپ ڈیٹس یا ریفریشر کورسز کے بغیر ایک وقتی تربیت فراہم کرنا ہے۔ HIPAA کے ضوابط اور بہترین طرز عمل مسلسل تیار ہوتے ہیں، اور عملے کے ارکان کو تعمیل برقرار رکھنے کے لیے جاری تعلیم کی ضرورت ہوتی ہے۔

فرنٹ ڈیسک کے عملے، دانتوں کے معاونین، اور حفظان صحت کے ماہرین جو مریض کے انٹیک فارموں کو سنبھالتے ہیں اکثر صحت کی حساس معلومات کی شناخت اور حفاظت کے بارے میں مخصوص تربیت کا فقدان رکھتے ہیں۔ مثال کے طور پر، عملے کے ارکان یہ نہیں سمجھ سکتے کہ بظاہر بے ضرر معلومات جیسے اپوائنٹمنٹ شیڈولنگ کی تفصیلات یا انشورنس کی معلومات HIPAA کے تحت محفوظ صحت کی معلومات (PHI) تشکیل دیتی ہیں۔

حد سے زیادہ وسیع رسائی کی اجازتیں۔

تعمیل کی ایک اور غلطی میں مریض کے ڈیٹا اکٹھا کرنے کے نظام تک ضرورت سے زیادہ رسائی دینا شامل ہے۔ بہت سے طرز عمل اس غلط فہمی کے تحت کام کرتے ہیں کہ عملے کے تمام ارکان کو مریض کی تمام معلومات تک رسائی کی ضرورت ہوتی ہے۔ HIPAA کے کم از کم ضروری اصول کا تقاضا ہے کہ ملازمین صرف مریض کی مخصوص معلومات تک رسائی حاصل کریں جو اپنے کام کے افعال کو انجام دینے کے لیے درکار ہے۔

مثال کے طور پر، اپوائنٹمنٹ شیڈولنگ کے لیے ذمہ دار ریسپشنسٹ کو تفصیلی طبی تاریخوں یا علاج کے نوٹس تک رسائی کی ضرورت نہیں ہے۔ اسی طرح، دانتوں کے معاونین جو مریضوں کو معمول کی صفائی کے لیے تیار کرتے ہیں، انہیں نفسیاتی ادویات یا مادے کے استعمال کی تاریخ کے بارے میں حساس معلومات تک رسائی کی ضرورت نہیں ہوتی۔ کردار پر مبنی رسائی کے کنٹرول کو نافذ کرنا اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ عملے کے اراکین صرف اپنی ذمہ داریوں سے متعلقہ معلومات کو دیکھ اور اس میں ترمیم کر سکتے ہیں۔

باقاعدہ رسائی کے آڈٹ ضروری ہیں لیکن اکثر نظر انداز کیے جاتے ہیں۔ پریکٹسز کو صارف کی اجازتوں کا سہ ماہی جائزہ لینا چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سابق ملازمین کی رسائی کو منسوخ کر دیا گیا ہے اور موجودہ عملے کے اراکین کی اجازتیں ان کے موجودہ کرداروں اور ذمہ داریوں کے مطابق ہیں۔

ڈیٹا اسٹوریج اور برقرار رکھنے کی خلاف ورزیاں

ناکافی جسمانی اور ڈیجیٹل اسٹوریج سیکیورٹی

دانتوں کے طریقہ کار میں اکثر اس بات میں اہم غلطیاں پیدا ہوتی ہیں کہ وہ جسمانی اور ڈیجیٹل دونوں طرح سے مریضوں کے جمع کردہ ڈیٹا کو کیسے محفوظ کرتے ہیں۔ فرنٹ ڈیسک کاؤنٹرز پر، غیر مقفل فائلنگ کیبینٹ میں، یا غیر مجاز اہلکاروں کے لیے قابل رسائی علاقوں میں کاغذی انٹیک فارمز HIPAA کی اہم خلاف ورزیوں کی نمائندگی کرتے ہیں۔ یہاں تک کہ وہ طرز عمل جو ڈیجیٹل سسٹمز میں منتقل ہو چکے ہیں اکثر ہائبرڈ نقطہ نظر کو برقرار رکھتے ہیں جو حفاظتی خلا پیدا کرتے ہیں۔

ڈیجیٹل اسٹوریج کی خلاف ورزیوں میں غیر محفوظ مقامی کمپیوٹرز، پرسنل ڈیوائسز، یا کلاؤڈ اسٹوریج سروسز پر مریض کی معلومات کو محفوظ کرنا شامل ہے جن میں مناسب انکرپشن اور رسائی کنٹرولز کی کمی ہے۔ کچھ طرز عمل غیر دانستہ طور پر HIPAA کی خلاف ورزی کرتے ہیں جس سے صارف کے درجے کی کلاؤڈ سروسز جیسے ذاتی ڈراپ باکس یا Google Drive اکاؤنٹس میں مریض کے ڈیٹا کا بیک اپ لیا جاتا ہے، جو PHI کے لیے مناسب حفاظتی تحفظات فراہم نہیں کرتے ہیں۔

غلط ڈیٹا کو برقرار رکھنا اور ضائع کرنا

دانتوں کے بہت سے طریقوں میں ڈیٹا کو برقرار رکھنے اور ضائع کرنے کے لیے واضح پالیسیوں کا فقدان ہے، جس کی وجہ سے تعمیل کی خلاف ورزیاں ہوتی ہیں۔ مریض کی معلومات کو ضرورت سے زیادہ دیر تک رکھنے سے سیکورٹی کے خطرات بڑھ جاتے ہیں اور HIPAA کے ڈیٹا کو کم کرنے کے اصولوں کی خلاف ورزی ہوتی ہے۔ اس کے برعکس، مریض کے ریکارڈ کو بہت جلد ٹھکانے لگانے سے ریاستی ڈینٹل بورڈ کی ضروریات کی خلاف ورزی ہو سکتی ہے اور قانونی ذمہ داریاں پیدا ہو سکتی ہیں۔

ضائع کرنے کے غلط طریقے ایک اور عام خلاف ورزی کی نمائندگی کرتے ہیں۔ محض ڈیجیٹل فائلوں کو حذف کرنا یا کاغذی فارم کو باقاعدہ ردی کی ٹوکری میں پھینکنا HIPAA کے محفوظ ٹھکانے کے تقاضوں کو پورا نہیں کرتا ہے۔ ڈیجیٹل ڈیٹا کو منظور شدہ طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے مکمل طور پر صاف کیا جانا چاہیے، اور کاغذی دستاویزات کو محفوظ طریقے سے ٹکڑے ٹکڑے کرنے یا جلانے کی ضرورت ہوتی ہے۔ مشقیں اکثر بیک اپ کاپیوں، عارضی فائلوں، اور کیشڈ ڈیٹا کو محفوظ طریقے سے ٹھکانے لگانے کی ضرورت کو نظر انداز کرتی ہیں جن میں PHI شامل ہو سکتا ہے۔

مواصلت اور مریض کی رضامندی کے مسائل

ناکافی رازداری کے نوٹس اور رضامندی کے فارم

HIPAA مریضوں کو واضح، جامع رازداری کے نوٹس فراہم کرنے کے لیے دانتوں کے طریقوں کی ضرورت ہے جو اس بات کی وضاحت کرتے ہیں کہ ان کی صحت کی معلومات کو کس طرح استعمال، افشاء اور محفوظ کیا جائے گا۔ بہت سے طرز عمل پرانے یا عمومی رازداری کے نوٹسز کا استعمال کرتے ہیں جو ان کے موجودہ ڈیٹا اکٹھا کرنے اور ہینڈلنگ کے طریقوں کی درست عکاسی نہیں کرتے ہیں۔ یہ خاص طور پر ان طریقوں کے لیے پریشانی کا باعث ہے جنہوں نے حال ہی میں نئے ڈیجیٹل سسٹم کو نافذ کیا ہے یا اپنے ڈیٹا مینجمنٹ کے طریقہ کار کو تبدیل کیا ہے۔

مریض کی رضامندی کے فارم اکثر مبہم زبان پر مشتمل ہوتے ہیں جو خاص طور پر ڈیجیٹل ڈیٹا اکٹھا کرنے کے طریقوں پر توجہ نہیں دیتی ہے۔ مثال کے طور پر، رضامندی کے فارم میں "الیکٹرانک ریکارڈز" کا ذکر ہو سکتا ہے اس کی وضاحت کیے بغیر کہ مریض کی معلومات کو کلاؤڈ سرورز پر محفوظ کیا جائے گا یا فریق ثالث پریکٹس مینجمنٹ سسٹم کو منتقل کیا جائے گا۔ مریضوں کو یہ سمجھنے کا حق حاصل ہے کہ ان کی معلومات کو کس طرح سنبھالا جائے گا، اور طریقوں کو ان کے ڈیٹا اکٹھا کرنے اور ذخیرہ کرنے کے طریقوں کے بارے میں مخصوص تفصیلات فراہم کرنا ضروری ہے۔

کثیر لسانی مواصلاتی رکاوٹیں

متنوع مریضوں کی آبادی کی خدمت کرنے والے طرز عمل اکثر HIPAA کی تعمیل کے ساتھ جدوجہد کرتے ہیں جب زبان کی رکاوٹیں موجود ہوتی ہیں۔ صرف انگریزی میں رازداری کے نوٹس اور رضامندی کے فارم فراہم کرنا غیر انگریزی بولنے والے مریضوں کو اپنے حقوق اور پریکٹس کے ڈیٹا ہینڈلنگ کے طریقہ کار کو صحیح معنوں میں سمجھنے سے روک سکتا ہے۔ اس سے اخلاقی اور قانونی تعمیل کے مسائل پیدا ہوتے ہیں۔

پرائیویسی نوٹس اور رضامندی کے فارمز کے زبانی ترجمے، جبکہ نیک نیتی سے، HIPAA کی دستاویزات کے تقاضوں کو پورا نہیں کرتے اور مریض کے حقوق اور ڈیٹا کے تحفظ کے اقدامات کے بارے میں غلط فہمیوں کا باعث بن سکتے ہیں۔ پریکٹسز کے لیے پیشہ ورانہ ترجمہ شدہ دستاویزات کی ضرورت ہوتی ہے جو مریضوں کی ترجیحی زبانوں میں رازداری کے پیچیدہ تصورات کو درست طریقے سے بیان کرتی ہیں۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

مریض کا ڈیٹا اکٹھا کرنے کے دوران HIPAA کی خلاف ورزی کیا ہوتی ہے؟

ڈیٹا اکٹھا کرنے کے دوران HIPAA کی خلاف ورزیوں میں غیر محفوظ فارمز یا پلیٹ فارمز کا استعمال، مریض کی معلومات تک غیر مجاز رسائی کی اجازت، ڈیٹا ٹرانسمیشن کو خفیہ کرنے میں ناکامی، عملے کی ناکافی تربیت، مریض کے دستاویزات کا غلط طریقے سے تصرف، اور مناسب پرائیویسی نوٹس فراہم نہ کرنا شامل ہیں۔ یہاں تک کہ بظاہر معمولی نگرانی، جیسے کہ انٹیک فارموں کو دوسرے مریضوں کو نظر آنا، خلاف ورزیاں بن سکتی ہیں۔

ڈینٹل پریکٹسز کو کتنی بار HIPAA کمپلائنس آڈٹ کروانا چاہیے؟

ڈینٹل پریکٹسز کو کم از کم سالانہ HIPAA تعمیل کا جامع آڈٹ کرنا چاہیے، رسائی کے کنٹرول اور صارف کی اجازتوں کے سہ ماہی جائزوں کے ساتھ۔ مزید برآں، نئے نظاموں کو نافذ کرنے، نئے عملے کی خدمات حاصل کرنے، یا کسی بھی ممکنہ حفاظتی واقعات کا سامنا کرتے وقت طریقوں کو فوری آڈٹ کرنا چاہیے۔ باقاعدگی سے خود جائزہ لینے سے پہلے ان کی خلاف ورزیوں کے نتیجے میں تعمیل کے خلا کی نشاندہی اور ان کو دور کرنے میں مدد ملتی ہے۔

کیا دانتوں کے علاج کے لیے تمام ٹیکنالوجی فروشوں کے ساتھ بزنس ایسوسی ایٹ معاہدے کی ضرورت ہے؟

ہاں، ڈینٹل پریکٹسز نے کسی بھی فریق ثالث فروش کے ساتھ بزنس ایسوسی ایٹ ایگریمنٹس (BAAs) پر دستخط کیے ہوں گے جو ان کی جانب سے محفوظ صحت کی معلومات کو ہینڈل، اسٹور یا منتقل کرتا ہے۔ اس میں پریکٹس مینجمنٹ سوفٹ ویئر کمپنیاں، ڈیجیٹل فارم فراہم کرنے والے، کلاؤڈ اسٹوریج سروسز، اور یہاں تک کہ IT سپورٹ کمپنیاں بھی شامل ہیں جو PHI والے سسٹم تک رسائی حاصل کر سکتی ہیں۔

اگر ڈینٹل پریکٹس کو HIPAA کی ممکنہ خلاف ورزی کا پتہ چل جائے تو اسے کیا کرنا چاہیے؟

HIPAA کی ممکنہ خلاف ورزی کا پتہ لگانے پر، طریقوں کو فوری طور پر واقعے کی دستاویز کرنی چاہیے، خلاف ورزی کے دائرہ کار کا اندازہ لگانا چاہیے، خلاف ورزی پر قابو پانے اور اسے کم کرنے کے لیے اقدامات کرنا چاہیے، اور اگر ضرورت ہو تو متاثرہ مریضوں کو مطلع کرنا چاہیے۔ شدت اور دائرہ کار پر منحصر ہے، طریقوں کو 60 دنوں کے اندر محکمہ صحت اور انسانی خدمات کو خلاف ورزی کی اطلاع دینے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ اہم خلاف ورزیوں کے لیے HIPAA کی تعمیل میں تجربہ کار ہیلتھ کیئر اٹارنی سے مشورہ کرنا مناسب ہے۔

کیا دانتوں کی مشقیں مریض کا ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے گولیاں یا موبائل آلات استعمال کر سکتی ہیں؟

ہاں، ڈینٹل پریکٹسز مریض کے ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے ٹیبلٹس اور موبائل ڈیوائسز کا استعمال کر سکتی ہیں، بشرطیکہ یہ ڈیوائسز HIPAA کی تعمیل کے لیے مناسب طریقے سے محفوظ اور ترتیب دی گئی ہوں۔ اس میں مضبوط تصدیق، خفیہ کاری، خودکار لاگ آؤٹ خصوصیات، اور موبائل ڈیوائس مینجمنٹ سوفٹ ویئر کو نافذ کرنا شامل ہے۔ ذاتی آلات کو مریض کی معلومات اکٹھا کرنے یا ان تک رسائی کے لیے کبھی بھی استعمال نہیں کیا جانا چاہیے جب تک کہ وہ مناسب حفاظتی کنٹرول کے ساتھ باضابطہ BYOD پالیسی کا حصہ نہ ہوں۔

---