ہپا کی تعمیل کی دانتوں کی پریکٹسز ڈیجیٹل مریض کے ڈیٹا سے ہوتی ہیں (اور انہیں کیسے ٹھیک کیا جائے): دانتوں کے علاج کے لیے ایک جامع گائیڈ

پچھلے تین سالوں میں دانتوں کے طریقوں میں HIPAA کی خلاف ورزیوں میں 47 فیصد اضافہ ہوا ہے، ڈیجیٹل مریضوں کے ڈیٹا کی خلاف ورزیاں زیادہ تر واقعات کا سبب بنتی ہیں۔ چونکہ دانتوں کے عمل تیزی سے آپریشنز کو ہموار کرنے اور مریضوں کے تجربات کو بہتر بنانے کے لیے ڈیجیٹل ٹیکنالوجیز کو اپناتے ہیں، بہت سے لوگ نادانستہ طور پر تعمیل کی کمزوریاں پیدا کر رہے ہیں جس کے نتیجے میں اہم جرمانے اور ساکھ کو نقصان پہنچ سکتا ہے۔

کاغذ پر مبنی نظاموں سے ڈیجیٹل پلیٹ فارمز میں تبدیلی نے دانتوں کی مشق کے انتظام میں انقلاب برپا کر دیا ہے، لیکن اس نے HIPAA کی تعمیل کو برقرار رکھنے میں نئی ​​پیچیدگیاں بھی متعارف کرائی ہیں۔ اگرچہ ڈیجیٹل انٹیک فارمز اور پریکٹس مینجمنٹ سوفٹ ویئر کارکردگی اور مریضوں کے اطمینان کے لحاظ سے زبردست فوائد پیش کرتے ہیں، وہ متعدد ٹچ پوائنٹس بھی بناتے ہیں جہاں مناسب حفاظتی اقدامات نہ ہونے کی صورت میں محفوظ صحت کی معلومات (PHI) سے سمجھوتہ کیا جا سکتا ہے۔

عام ڈیجیٹل ڈیٹا اکٹھا کرنے کی غلطیاں

غیر محفوظ فارم ٹرانسمیشن

ڈینٹل پریکٹسز کی سب سے زیادہ عام غلطیوں میں سے ایک ڈیجیٹل انٹیک فارمز کا استعمال کرنا ہے جو ٹرانسمیشن کے دوران ڈیٹا کو انکرپٹ نہیں کرتے ہیں۔ بہت سے پریکٹس آن لائن فارمز کو اس بات کی تصدیق کیے بغیر لاگو کرتی ہیں کہ مریض کی معلومات داخل ہونے کے لمحے سے اس وقت تک محفوظ رہتی ہیں جب تک کہ یہ پریکٹس کے محفوظ سسٹمز تک نہ پہنچ جائے۔ یہ ایک کمزور ونڈو بناتا ہے جہاں حساس معلومات جیسے طبی تاریخ، انشورنس کی تفصیلات، اور ذاتی شناخت کنندگان کو روکا جا سکتا ہے۔

نتائج ممکنہ جرمانے سے آگے بڑھتے ہیں۔ جب مریض غیر محفوظ پلیٹ فارمز پر فارم مکمل کرتے ہیں، تو ان کا ڈیٹا تھرڈ پارٹی سرورز پر مناسب بزنس ایسوسی ایٹ ایگریمنٹس (BAAs) کے بغیر محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ پریکٹس اس بات پر کنٹرول کھو دیتی ہے کہ مریض کی معلومات کو کیسے ہینڈل کیا جاتا ہے، ذخیرہ کیا جاتا ہے اور آخرکار اسے نمٹا جاتا ہے۔

ناکافی رسائی کنٹرولز

ایک اور اہم نگرانی میں ڈیجیٹل مریض کے ڈیٹا کے لیے مناسب صارف کی تصدیق اور رسائی کے کنٹرول کو نافذ کرنے میں ناکامی شامل ہے۔ دانتوں کے بہت سے طریقے عملے کے متعدد ارکان کو کردار پر مبنی پابندیوں یا آڈٹ ٹریلز کے بغیر مریض کی معلومات تک رسائی حاصل کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ مثال کے طور پر، فرنٹ ڈیسک کے عملے کو علاج کے تفصیلی نوٹ تک رسائی حاصل ہو سکتی ہے، جبکہ دانتوں کے معاون مالی معلومات دیکھ سکتے ہیں جو ان کی ذمہ داریوں سے متعلق نہیں ہے۔

جدید ڈیجیٹل انٹیک سسٹمز کو ملٹی فیکٹر توثیق اور کردار پر مبنی رسائی کے کنٹرول کو شامل کرنا چاہیے جو اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ عملے کے ارکان صرف اپنے مخصوص کام کے افعال کے لیے ضروری معلومات تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ ان حفاظتی اقدامات کے بغیر، مشقیں مریض کے ڈیٹا کے لیے غیر ضروری نمائشی مقامات پیدا کرتی ہیں۔

ڈیٹا سٹوریج اور مینجمنٹ کے خطرات

مناسب حفاظتی اقدامات کے بغیر کلاؤڈ اسٹوریج

کلاؤڈ بیسڈ اسٹوریج کی سہولت نے دانتوں کے بہت سے طریقوں کو تھرڈ پارٹی ڈیٹا ہینڈلنگ کے لیے HIPAA کی ضروریات کو مکمل طور پر سمجھے بغیر مریض کے ڈیٹا کو منتقل کرنے کا باعث بنا ہے۔ پریکٹس اکثر یہ فرض کرتی ہے کہ مقبول کلاؤڈ اسٹوریج پلیٹ فارم خود بخود HIPAA کی تعمیل فراہم کرتے ہیں، لیکن ایسا ہمیشہ نہیں ہوتا ہے۔ مناسب کنفیگریشن اور بزنس ایسوسی ایٹ معاہدوں کے بغیر، یہاں تک کہ معروف کلاؤڈ سروسز بھی ہیلتھ کیئر ڈیٹا کے تحفظ کے معیارات پر پورا نہیں اتر سکتیں۔

ڈینٹل پریکٹسز کے لیے موثر کلاؤڈ اسٹوریج کے لیے ٹرانزٹ اور آرام دونوں جگہوں پر خفیہ کاری کی ضرورت ہوتی ہے، باقاعدہ سیکیورٹی کے جائزے اور ڈیٹا کو برقرار رکھنے کی واضح پالیسیاں۔ مشقوں کو یہ بھی یقینی بنانا چاہیے کہ ان کے کلاؤڈ فراہم کنندگان HIPAA کے انتظامی، جسمانی اور تکنیکی تحفظات کی تعمیل کا مظاہرہ کر سکیں۔

ناکافی ڈیٹا بیک اپ اور ریکوری کے طریقہ کار

اگرچہ کاروبار کے تسلسل کے لیے مریضوں کے ڈیٹا کا بیک اپ لینا ضروری ہے، بہت سے طریقے اپنے بیک اپ سسٹم کو اسی سختی کے ساتھ محفوظ کرنے میں ناکام رہتے ہیں جو بنیادی ڈیٹا اسٹوریج پر لاگو ہوتے ہیں۔ مریض کی معلومات پر مشتمل بیک اپ فائلیں اکثر غیر محفوظ شدہ بیرونی ڈرائیوز پر محفوظ کی جاتی ہیں، غیر خفیہ کردہ ای میل کے ذریعے منتقل کی جاتی ہیں، یا مناسب تحفظ کے بغیر ذاتی کلاؤڈ اکاؤنٹس پر اپ لوڈ کی جاتی ہیں۔

بیک اپ کی ایک جامع حکمت عملی میں انکرپٹڈ سٹوریج، بحالی کے طریقہ کار کی باقاعدہ جانچ، اور بیک اپ مریضوں کی معلومات تک رسائی کے لیے واضح پروٹوکول شامل ہونا چاہیے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ ہنگامی حالات میں بھی، مریض کا ڈیٹا HIPAA کے معیارات کے مطابق محفوظ رہتا ہے۔

کمیونیکیشن اور شیئرنگ پروٹوکول کی ناکامیاں

ای میل اور پیغام رسانی کے خطرات

معیاری ای میل مواصلات دانتوں کے طریقوں میں HIPAA کی خلاف ورزیوں کے لئے سب سے زیادہ خطرہ والے علاقوں میں سے ایک کی نمائندگی کرتا ہے۔ عملے کے ارکان اکثر مریض کی معلومات باقاعدہ ای میل کے ذریعے بھیجتے ہیں، غیر محفوظ پیغام رسانی کے پلیٹ فارم کے ذریعے ملاقات کی تفصیلات کا اشتراک کرتے ہیں، یا مناسب انکرپشن کے بغیر مریض کی بات چیت کو آگے بھیجتے ہیں۔ یہ مشقیں اہم نمائش پیدا کرتی ہیں، کیونکہ ای میل سرورز اور میسجنگ پلیٹ فارم عام طور پر PHI ٹرانسمیشن کے لیے درکار حفاظتی اقدامات فراہم نہیں کرتے ہیں۔

محفوظ مواصلت کے لیے انکرپٹڈ ای میل سسٹمز کی ضرورت ہوتی ہے جو خاص طور پر صحت کی دیکھ بھال فراہم کرنے والوں کے لیے تیار کیے گئے ہوں، یا مریض کے پورٹل سسٹمز جو مشقوں اور مریضوں کے درمیان محفوظ پیغام رسانی کی اجازت دیتے ہوں۔ جب مریض معیاری ای میل کے ذریعے مواصلت کا آغاز کرتے ہیں، تو مشقوں کو انہیں ممکنہ خطرات کے بارے میں تعلیم دینا اور محفوظ متبادل فراہم کرنا چاہیے۔

فریق ثالث کے انضمام کے مسائل

چونکہ ڈینٹل پریکٹسز زیادہ نفیس ٹیکنالوجی کے اسٹیک کو اپناتے ہیں، وہ اکثر تمام سسٹمز میں HIPAA کی مستقل تعمیل کو یقینی بنائے بغیر متعدد سافٹ ویئر پلیٹ فارمز کو مربوط کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، کوئی مشق HIPAA کے مطابق پریکٹس مینجمنٹ سسٹم کا استعمال کر سکتی ہے لیکن اسے مارکیٹنگ آٹومیشن ٹولز یا اپوائنٹمنٹ شیڈولنگ پلیٹ فارمز کے ساتھ ضم کر سکتی ہے جو ہیلتھ کیئر ڈیٹا کے تحفظ کے معیارات پر پورا نہیں اترتے ہیں۔

ہر فریق ثالث کے انضمام کا HIPAA کی تعمیل کے لیے جائزہ لیا جانا چاہیے، مناسب کاروباری ایسوسی ایٹ معاہدوں کے ساتھ۔ اس میں بظاہر بے ضرر ٹولز شامل ہیں جیسے آن لائن ریویو مینجمنٹ سسٹمز، سوشل میڈیا شیڈولنگ پلیٹ فارمز، یا مریض کمیونیکیشن ایپس جو مریض کی معلومات تک رسائی یا ذخیرہ کرسکتے ہیں۔

عملے کی تربیت اور پالیسی کے نفاذ میں خلاء

ڈیجیٹل خواندگی کی ناکافی تربیت

دانتوں کے بہت سے طریقوں میں ڈیجیٹل مخصوص خطرات کو نظر انداز کرتے ہوئے روایتی رازداری کے خدشات پر HIPAA کی تربیت پر توجہ دی جاتی ہے۔ عملے کے اراکین عوامی علاقوں میں مریض کے معاملات پر بحث نہ کرنے کی اہمیت کو سمجھ سکتے ہیں لیکن ڈیجیٹل کمزوریوں جیسے پاس ورڈ کی حفاظت، فشنگ کی کوششیں، یا موبائل آلات اور ریموٹ ایکسیس سسٹم کے ساتھ ڈیٹا ہینڈلنگ کے محفوظ طریقوں کے بارے میں آگاہی کا فقدان ہے۔

جامع ڈیجیٹل HIPAA ٹریننگ میں پاس ورڈ کے انتظام، حفاظتی خطرات کی شناخت، ذاتی آلات سے مریض کے ڈیٹا تک رسائی کے لیے مناسب طریقہ کار، اور ممکنہ خلاف ورزیوں کی اطلاع دینے کے لیے پروٹوکول کو حل کرنا چاہیے۔ اس تربیت کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کیا جانا چاہئے کیونکہ ٹیکنالوجی کے ارتقاء اور نئے خطرات سامنے آتے ہیں۔

متضاد پالیسی کا نفاذ

یہاں تک کہ جب طریقوں میں HIPAA پالیسیاں اچھی طرح سے لکھی گئی ہیں، نفاذ اکثر متضاد ہو جاتا ہے، خاص طور پر ڈیجیٹل ڈیٹا ہینڈلنگ کے حوالے سے۔ عملہ کے ارکان بعض حالات میں سختی سے پروٹوکول کی پیروی کرتے ہیں جبکہ دوسروں میں شارٹ کٹ لیتے ہیں، خاص طور پر جب واقف مریضوں کے ساتھ معاملہ کرتے ہیں یا مصروف ادوار کے دوران۔

مؤثر پالیسی کے نفاذ کے لیے ڈیجیٹل ڈیٹا تک رسائی کا باقاعدہ آڈٹ، سیکیورٹی پروٹوکولز کے مسلسل نفاذ، اور پالیسی کی خلاف ورزیوں کے واضح نتائج کی ضرورت ہوتی ہے۔ پریکٹسز کو رپورٹنگ میکانزم بھی قائم کرنا چاہیے جو عملے کو سزا کے خوف کے بغیر ممکنہ تعمیل کے مسائل کی نشاندہی کرنے کی ترغیب دیں۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

ڈینٹل پریکٹس کے ڈیجیٹل سسٹمز میں قابل اطلاع HIPAA کی خلاف ورزی کیا ہے؟

قابل اطلاع خلاف ورزی اس وقت ہوتی ہے جب غیر محفوظ PHI تک رسائی، استعمال، یا اس طرح سے انکشاف کیا جاتا ہے جس سے مریض کی رازداری اور سلامتی سے سمجھوتہ کیا جاتا ہے۔ ڈیجیٹل سسٹمز میں، اس میں مریض کے ریکارڈ تک غیر مجاز رسائی، خفیہ کاری کے بغیر ڈیٹا کی منتقلی، یا کوئی بھی ایسا واقعہ شامل ہے جہاں مریض کی معلومات ایسے افراد کے سامنے آتی ہے جن تک رسائی نہیں ہونی چاہیے۔ اگر خلاف ورزی 500 یا اس سے زیادہ مریضوں کو متاثر کرتی ہے، تو اس کی اطلاع HHS کو 60 دنوں کے اندر دی جانی چاہیے۔ چھوٹی خلاف ورزیوں کی سالانہ رپورٹ ہونی چاہیے۔

دانتوں کے طریقہ کار کس طرح اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ ان کے ڈیجیٹل انٹیک فارمز HIPAA کے مطابق ہیں؟

HIPAA کے مطابق ڈیجیٹل انٹیک فارمز کو لازمی طور پر اینڈ ٹو اینڈ انکرپشن کا استعمال کرنا چاہیے، مناسب رسائی کے کنٹرول کے ساتھ محفوظ سرورز پر میزبانی کی جانی چاہیے، اور کسی بھی فریق ثالث فروشوں کے ساتھ بزنس ایسوسی ایٹ معاہدے کو شامل کرنا چاہیے۔ فارموں کو رازداری کے واضح نوٹس بھی فراہم کرنے چاہئیں، مریضوں کو معلومات کے استعمال پر پابندیوں کی درخواست کرنے کی اجازت دی جائے، اور تمام ڈیٹا تک رسائی کے لیے آڈٹ ٹریلز شامل ہوں۔ مزید برآں، پریکٹسز کو یہ یقینی بنانا چاہیے کہ فارم کا ڈیٹا ان کے پریکٹس مینجمنٹ سسٹمز کے ساتھ محفوظ طریقے سے انضمام ہو جائے بغیر خطرات پیدا کیے جائیں۔

ممکنہ ڈیجیٹل ڈیٹا کی خلاف ورزی کا پتہ لگانے کے فوراً بعد ڈینٹل پریکٹس کو کیا کرنا چاہیے؟

سب سے پہلے، متاثرہ نظاموں کو محفوظ بنا کر اور مزید غیر مجاز رسائی کو روک کر خلاف ورزی پر قابو رکھیں۔ واقعے کی مکمل دستاویز کریں، بشمول کس معلومات سے سمجھوتہ کیا گیا، خلاف ورزی کیسے ہوئی، اور کون متاثر ہوا۔ اپنے HIPAA تعمیل افسر یا نامزد پرائیویسی اہلکار کو فوری طور پر مطلع کریں۔ دائرہ کار پر منحصر ہے، آپ کو متاثرہ مریضوں کو 60 دنوں کے اندر مطلع کرنے اور HHS اور ممکنہ طور پر ریاستی حکام کو رپورٹ کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ مناسب جوابی طریقہ کار کو یقینی بنانے کے لیے ہیلتھ کیئر ڈیٹا کی خلاف ورزیوں میں تجربہ کار قانونی مشیر سے مشورہ کرنے پر غور کریں۔

کیا دانتوں کے علاج کے لیے تمام ڈیجیٹل سروس فراہم کنندگان کے ساتھ بزنس ایسوسی ایٹ معاہدے کی ضرورت ہے؟

ہاں، کوئی بھی فریق ثالث فروش جو آپ کی مشق کی جانب سے PHI تخلیق کرتا، وصول کرتا، برقرار رکھتا یا منتقل کرتا ہے، اسے بزنس ایسوسی ایٹ معاہدے پر دستخط کرنا چاہیے۔ اس میں ڈیجیٹل انٹیک فارم فراہم کرنے والے، کلاؤڈ اسٹوریج سروسز، ای میل انکرپشن سروسز، بیک اپ حل فراہم کرنے والے، اور پریکٹس مینجمنٹ سوفٹ ویئر کمپنیاں شامل ہیں۔ یہاں تک کہ جن دکانداروں کو مریض کی معلومات تک صرف اتفاقی رسائی حاصل ہو سکتی ہے انہیں BAAs کی ضرورت ہوتی ہے۔ معاہدے میں یہ واضح کرنا چاہیے کہ PHI کو کس طرح محفوظ کیا جائے گا اور HIPAA کے تحت وینڈر کی ذمہ داریوں کا خاکہ پیش کرنا چاہیے۔

ڈینٹل پریکٹسز کو اپنے ڈیجیٹل سسٹمز کے لیے HIPAA کمپلائنس آڈٹ کتنی بار کرانا چاہیے؟

پریکٹسز کو کم از کم سالانہ جامع HIPAA تعمیل آڈٹ کا انعقاد کرنا چاہیے، جس میں ڈیجیٹل ڈیٹا تک رسائی کے لاگز اور فریق ثالث کے انضمام جیسے اعلی خطرے والے علاقوں کے سہ ماہی جائزے ہوتے ہیں۔ مزید برآں، جب بھی نئے ڈیجیٹل سسٹمز لاگو ہوتے ہیں، کسی بھی سیکورٹی کے واقعات کے بعد، یا جب عملے کے کردار نمایاں طور پر تبدیل ہوتے ہیں تو آڈٹ کیے جائیں۔ باقاعدہ نگرانی میں رسائی کے لاگز کا جائزہ لینا، حفاظتی اقدامات کی جانچ کرنا، خطرے کے جائزوں کو اپ ڈیٹ کرنا، اور اس بات کو یقینی بنانا کہ عملے کی تمام تربیت ڈیجیٹل خطرات اور تعمیل کے تقاضوں کے ساتھ موجودہ رہے۔

---