Erè Konfòmite Hipaa Kabinè Dantè yo Fè Nan Koleksyon Done Pasyan yo (Ak Kijan Pou Evite Yo): Yon Gid Konplè Pou Kabinè Dantè yo

Konfòmite HIPAA a se pa sèlman yon egzijans legal—se fondasyon konfyans pasyan yo nan kabinè dantè ou a. Epoutan, anpil kabinè dantè san yo pa konnen fè erè grav lè y ap kolekte done pasyan yo, sa ki potansyèlman ekspoze tèt yo a gwo amann epi domaje repitasyon yo. Depatman Sante ak Sèvis Sosyal te rapòte plis pase $13 milyon dola nan penalite pou vyolasyon HIPAA an 2023 sèlman, ak kabinè swen sante tout gwosè ki fè fas ak envestigasyon.

Anje yo patikilyèman wo pandan admisyon pasyan yo, lè enfòmasyon sansib yo sikile lib epi anplwaye yo ap jere plizyè travay. Yon sèl erè nan fason ou kolekte, estoke, oswa transmèt done pasyan yo ka deklanche yon vyolasyon konfòmite ki koute plizyè milye dola epi ki diminye konfyans pasyan yo. Konprann pyèj komen sa yo—epi mete an plas sistèm pou anpeche yo—li esansyèl pou pwoteje pasyan ou yo ak pratik ou a.

Sekirite ki pa adekwa pandan koleksyon done dijital yo

Youn nan erè HIPAA ki pi komen yo rive lè kabinè dantè yo kolekte enfòmasyon pasyan yo atravè chanèl dijital ki pa an sekirite. Anpil biwo toujou konte sou fòm imel, fòm kontak debaz sou sit entènèt, oswa zouti sondaj pou konsomatè ki pa gen bon chifreman ak pwotokòl sekirite.

Pyèj Fòm Imèl la

Ann konsidere senaryo sa a: Yon pasyan voye fòm admisyon li fin ranpli a pa imèl kòm yon atachman, ki gen ladan nimewo sekirite sosyal, detay asirans, ak istwa medikal. Transmisyon imèl estanda a pa chiffres, sa vle di done sansib sa yo vwayaje sou entènèt la an tèks senp. Menm si klinik ou a gen imèl an sekirite, ou pa ka kontwole si founisè imèl pasyan an ofri menm pwoteksyon an.

Solisyon an se mete an plas platfòm admisyon dijital konfòm ak HIPAA ki chifre done yo ni an tranzit ni lè yo pa la. Sistèm sa yo asire ke enfòmasyon pasyan yo rete pwoteje depi moman yo antre a jiskaske yo entegre yon fason ki an sekirite nan lojisyèl jesyon pratik ou a. Chèche platfòm ki ofri chifreman bout-a-bout, sant done an sekirite, ak sètifikasyon konfòmite.

Wi-Fi ak rezo piblik ki pa an sekirite

Yon lòt vilnerabilite kritik parèt lè pasyan yo ranpli fòm admisyon sou rezo ki pa pwoteje. Si Wi-Fi biwo ou a pa gen pwotokòl sekirite ki apwopriye, oswa si pasyan yo ranpli fòm sou rezo piblik, done yo vin vilnerab a entèsepsyon. Edikasyon pasyan yo sou pratik ranpli fòm an sekirite epi asire w ke rezo biwo ou a satisfè estanda sekirite aktyèl yo.

Fòmasyon Anplwaye ak Kontwòl Aksè ki Pa Apwopriye

Vyolasyon HIPAA yo souvan soti nan anplwaye ki gen bon entansyon epi ki pa resevwa fòmasyon apwopriye sou pwotokòl pou jere done yo. Règ "minimòm nesesè" a egzije pou anplwaye yo sèlman jwenn aksè a enfòmasyon pasyan ki esansyèl pou fonksyon travay yo, epoutan anpil pratik bay aksè laj san yo pa konsidere limitasyon sa yo.

Twòp Privilèj pou Aksè Anplwaye yo

Anplwaye nan biwo akèy ki sèlman bezwen verifye enfòmasyon asirans yo pa ta dwe gen aksè a istwa medikal detaye oswa nòt tretman. Menm jan an tou, ijyenis yo bezwen yon aksè done diferan pase espesyalis faktirasyon yo. Aplike kontwòl aksè ki baze sou wòl ki otomatikman limite enfòmasyon chak anplwaye ka wè ak modifye.

Dokimante nivo aksè sa yo byen klè epi revize yo regilyèman. Lè anplwaye yo chanje wòl oswa kite kabinè a, mete ajou oswa revoke aksè sistèm yo imedyatman. Anpil vyolasyon HIPAA rive paske ansyen anplwaye yo kenbe enfòmasyon koneksyon oswa anplwaye aktyèl yo jwenn aksè a enfòmasyon ki pa nan egzijans travay yo.

Dokimantasyon Fòmasyon ki pa Adekwa

HIPAA egzije fòmasyon dokimante pou tout anplwaye ki manyen enfòmasyon sante pwoteje. Fòmasyon sa a dwe espesifik, kontinyèl, epi dokimante avèk siyati ak dat. Kou jenerik sou entènèt raman adrese workflows espesifik ak defi ke klinik dantè ou a ap fè fas.

Devlope materyèl fòmasyon ki adrese senaryo reyèl anplwaye ou yo rankontre: Ki jan yo ta dwe jere yon paran ki mande enfòmasyon sou tretman pitit granmoun yo a? Ki pwotokòl ki apwopriye a lè mari oswa madanm yon pasyan rele pou mande detay sou randevou a? Kreye pwosedi klè pou sitiyasyon komen sa yo epi asire w ke chak manm ekip la konprann responsablite yo.

Kominikasyon ak Jesyon Konsantman Pasyan ki Ensifizan

Kominikasyon klè sou pratik koleksyon done yo pa sèlman yon bon sèvis kliyan—se yon egzijans HIPAA. Anpil kabinè dantè pa byen enfòme pasyan yo sou fason enfòmasyon yo pral itilize, estoke, ak pataje.

Avi sou Konfidansyalite Vag

Avi sou Pratik Konfidansyalite (NPP) a dwe ekri nan yon langaj senp ke pasyan yo ka konprann. Twòp klinik dantè konte sou dokiman jeneral, ki gen anpil rapò legal, ki konfonn olye pou yo enfòme. NPP ou a ta dwe eksplike aklè ki enfòmasyon ou kolekte, kijan ou itilize li, ak dwa pasyan yo konsènan done yo.

Pou kominote miltileng yo, bay avi nan lang pasyan yo prefere a pa sèlman yon fason pou konsidere—li ka nesesè pou yon vrè konsantman enfòme. Pasyan ki pa konprann nèt kijan done yo pral itilize pa ka bay yon konsantman ki valab pou koleksyon ak itilizasyon done yo.

Konsantman pou Tretman Dijital

Lè w ap aplike sistèm admisyon dijital, jwenn konsantman eksplisit pou tretman done elektwonik. Konsantman sa a ta dwe separe de konsantman tretman jeneral la epi li ta dwe eksplike klèman pwosesis dijital la. Pasyan yo bezwen konprann ke enfòmasyon yo pral trete elektwonikman, kijan y ap estoke l, ak ki mezi sekirite ki pwoteje done yo.

Platfòm admisyon dijital modèn yo ka senplifye pwosesis sa a lè yo prezante yon langaj konsantman klè pandan pwosesis ranpli fòm lan, pou asire pasyan yo rekonèt epi dakò ak tretman done dijital yo anvan yo soumèt enfòmasyon yo.

Règleman sou depo ak konsèvasyon done ki pa adekwa

Fason ou estoke epi finalman elimine done pasyan yo gen yon enpak siyifikatif sou konfòmite HIPAA. Anpil kabinè dantè konsantre sou sekirite koleksyon pandan y ap neglije pwotokòl depo ak retansyon yo.

Orè Retansyon ki pa konsistan

Diferan kalite enfòmasyon pasyan yo mande diferan peryòd konsèvasyon. Dosye tretman, enfòmasyon sou bòdwo, ak fòm admisyon yo ka gen diferan egzijans legal ki baze sou règleman leta yo ak peryòd preskripsyon yo. Devlope yon orè konsèvasyon konplè ki adrese chak kalite done epi aplike sistèm pou otomatikman make dosye yo pou revizyon oswa eliminasyon.

Sistèm dijital yo ofri avantaj isit la, yo pèmèt yon jesyon retansyon otomatik ke sistèm ki baze sou papye pa ka egal. Sepandan, asire w ke founisè depo dijital ou a ofri sèvis destriksyon done konfòm lè peryòd retansyon yo ekspire.

Vilnerabilite nan backup ak rekiperasyon

Sovgad done regilye yo esansyèl pou kontinwite biznis la, men yo kreye tou konsiderasyon sekirite adisyonèl. Done backup yo dwe resevwa menm pwoteksyon ak done prensipal yo, ki gen ladan chifreman ak kontwòl aksè. Sèvis backup nwaj yo dwe konfòm ak HIPAA epi yo dwe dispoze siyen Akò Asosye Biznis.

Teste pwosedi backup ak rekiperasyon ou yo regilyèman pou asire yo fonksyone byen epi kenbe entegrite done yo. Yon sistèm backup ki echwe pandan yon ijans pa sèlman deranje operasyon yo, men li ka kreye pwoblèm konfòmite tou si done pasyan yo pèdi oswa pèvèti.

Kesyon yo poze souvan

Ki sanksyon finansye ki genyen pou vyolasyon HIPAA nan kabinè dantè?

Penalite pou vyolasyon HIPAA yo varye ant $100 ak $50,000 pou chak ensidan, ak penalite maksimòm anyèl ki rive $1.5 milyon dola pou vyolasyon ki idantik. Montan egzak la depann de gravite vyolasyon an, si se te neglijans volontè, ak vitès klinik la korije pwoblèm nan. Menm ti klinik dantè yo ka fè fas ak gwo amann pou vyolasyon ki sanble minè.

Èske mwen bezwen yon Akò Asosye Biznis avèk founisè fòm admisyon dijital mwen an?

Wi, nenpòt twazyèm pati ki jere enfòmasyon sante pwoteje pou ou bezwen yon Akò Asosye Biznis (BAA) ki siyen. Sa gen ladan founisè fòm admisyon dijital, sèvis depo nwaj, ak konpayi lojisyèl jesyon pratik. BAA a legalman egzije vandè sa yo pou pwoteje done pasyan yo dapre estanda HIPAA yo.

Konbyen fwa mwen ta dwe fòme anplwaye mwen yo sou konfòmite HIPAA?

HIPAA egzije fòmasyon inisyal pou tout anplwaye ki manyen enfòmasyon sante pwoteje, plis fòmasyon kontinyèl pou adrese mizajou règleman yo ak fòmasyon rafrechisman. Pifò ekspè nan konfòmite rekòmande fòmasyon rafrechisman chak ane, ak fòmasyon adisyonèl chak fwa ou aplike nouvo sistèm oswa anboche nouvo anplwaye.

Èske pasyan yo ka mande pou nou efase enfòmasyon fòm admisyon yo nan sistèm nou yo?

Pasyan yo gen dwa mande pou modifye enfòmasyon sou sante yo, men sipresyon konplè a pi konplèks. Kabinè dantè yo dwe konsève sèten dosye pou rezon legal ak regilasyon. Ou ka limite aksè a enfòmasyon oswa korije erè, men sipresyon konplè a ka pa posib si enfòmasyon an nesesè pou kontinwite tretman oswa konfòmite legal.

Kisa mwen ta dwe fè si mwen sispèk yon vyolasyon HIPAA te fèt nan pratik mwen an?

Aji imedyatman pou kontwole vyolasyon an epi evalye dimansyon li. Dokimante sa ki te pase, ki moun ki te afekte, ak ki enfòmasyon ki te konpwomèt. Pou vyolasyon ki afekte 500 moun oswa plis, ou dwe notifye HHS nan lespas 60 jou. Pou vyolasyon ki pi piti, kenbe yon jounal epi rapòte chak ane. Konsidere konsilte avèk yon avoka swen sante pou asire pwosedi repons ki apwopriye yo.

---